イベント, まじめなこと, 日常

5W1Hでわかるイベントの作り方

こんにちは。イハラ音楽教室の伊原鉄朗です。

今日はざっくりとイベントの作り方を解説します。

 

私は演奏とレッスン以外にも、

・学生の定期演奏会の進行係を経験させてもらったり

・1000人規模の発表会やコンクールの長を10年間務めたり

・食事付きのセルフプロデュースのコンサート

・結婚式の二次会幹事

・生徒さんとのクリスマス会

 

いろんなイベントの企画をしてきました。

なので、

何かをやりたいけど出来ない(´;ω;`)

やり方がわからないヽ(`Д´)ノ!

という方の為に、ひとつ書いてみようと思います。

 

さて、イベントと言っても、コンサート、発表会から、

製品プレゼン会、異業種交流会、旅行の計画、明日の飲み会まで、

「誰かを集めて何かやる」ということですので、とても幅広いですよね。

 

ですが、イベントって、なんでもやり方はほぼ同じで、

大ホールの演奏会から小さな飲み会の企画まで、

同じノウハウがある程度通用します。

ポイントを抑えれば誰でもできますので、

これから何かを企だてたい方は、ぜひご一読してみてください。

 

 

今回、私は音楽教室をやってるので、🎼コンサートや発表会のこと、

 

そして身近な🍻飲み会を例として解説します。

 


一言でポイントを言うと学生のときに習った

「5W1H」の法則です!

(5W1Hがよくわからない方は、こちらで解説を見て下さいね。)

 

1.だれが(Who)

2.なにを(What)

3.いつ(When)

4.どこで(Where)

5.どのように(How)

 

 

やるのか。

そして、

6.なぜ(Why)

それをやるのか。

 

これらがクリアできれば、やれるようになってきます!

では順を追っていきましょう。


〇まず「だれが(Who)」「なにを(What)」やるのか。

これは分かりやすいと思います。

具体的にイベントをやっている姿をイメージできればそれが正解です。

 

🎼発表会であれば、生徒さんが演奏をする。

🎸コンサートであれば、自分が(もしくはゲストや別の演者が)演奏する。

🍻飲み会であれば、取引先と飲むか、同僚と飲むか、学生時代の友達と飲むか、

誰と一緒に食事をしたいのかで、次が決まってきやすいです。

 

この「だれが」「なにを」するかは、メインの参加者のスケジュールを事前に確認する必要がありますね。

そうすると「いつ」「どこで」にも少なからず影響があるからです。

せっかくホールとったのに、大多数の生徒さんが学校のイベントが被ってて出れない。

飲み会も時期が悪ければ、取引先の繁忙期でだれも来れない。

インフルエンザが流行してみんなドタキャン。

なんてこともあり得ます。

事前のリサーチや根回しは大事です。


〇次に「いつ(When)」「どこで(Where)」やるかが重要です。

日時と場所が決まっていないものに、だれも呼べやしません(笑)

イベントを開催する日時、そして会場を決めましょう。

 

🎼発表会なら日曜が圧倒的に参加率が高くなります。その次に土曜、祝日の順です。

🎸コンサートも土日が比較的人気高いですが、来ていただく層によって、平日の方がよかったり、会場が取りやすかったりします。

大抵市や区が持っている大ホールは1年〜1年半前中小ホールは6ヶ月前に抽選が基本です。

もっと小さな会場であれば3ヵ月前くらいでも大丈夫です。

🍻飲み会であっても日取りと場所選びは肝心ですね。

最近は日程調整アプリが、LINEや無料のサイトであったりするので便利ですね。

週末や年末はみんな飲みたいので人気が高く、場所によって早めに埋まってしまいます。

早めに会場の候補を絞り予約をしましょう。

 

呼びたい人数や会の趣旨に応じて、会場のキャパや雰囲気、立地なども検討しましょう。

100人がお客様で来る予定のコンサートに、1000人の会場は閑散としてしまいます。

また逆も然りで、100名予定に、50名の会場も入場できずお客様をお断りしてしまいます。

予定より少し多めのキャパを選ぶと良いですね。

 

雰囲気も会の成否で重要な要素です。

取引先との大事な接待なのに、近所のファミレスでは、招待された側はどう思うかですね。

呼びたい方の会社や自宅、駅からの距離、何が好きなのか、そして話しやすい雰囲気、などを考えると良いと思います。

 

日程が決まれば場所も決まってきます。

また逆にこの場所でやりたい、となれば空いてる日程を探すということも可能です。

「いつ」「どこで」はセットで考え、きちんと予約する。

予約してあるかの確認までする。

もしその日時に会場が取れてなかったら全てリセットの一大事です。

 

そして参加者に間違えずに周知する(ここ大事)ことです。

予約した日時(特に日付と曜日のずれ、午前午後も含め)を間違えて送信したりしないよう確認する。

ミスしてしまったのを気付いたらすぐさま訂正しましょう。

印刷物は刷ってしまったら取り返しがつかないので、厳重に日時、場所はチェックです。

紛らわしい店名やわかりにくい場所は、説明や地図を入れる。

会場の住所や緊急時の連絡先などを入れるひと手間が、さりげない気遣いになります。


「どのように(How)」は収支や宣伝、内容を考えましょう。

ここまで来ればもう一息、ですが実はここが一番時間がかかるのと、検討や連絡事項が多いところです。

 

🎼発表会の場合、参加費をいただいて、お客様を無料にするのか、参加費分をチケット代としてペイできるようにするのか。

ちゃんと終演時刻に間に合うか、進行表を作るのか。

スタッフと打ち合わせがきちんとなされているか。

🎸コンサートであれば、ホール代やチケット、チラシ代にいくらかかって、どれだけ収益を上げたいのか。

またゲストを呼ぶのか、出演料をいくらにするのか、

それを踏まえてチケット代はいくらにするのか、プログラムは作るのか、それに広告を募集するのか、宣伝はチラシなのかネットなのかSNSなのか。

🍻飲み会であれば、会費は、コース付きか、飲み放題か、席のみか。

余興はやるか、かしこまった会は招待状は必要か、店側との打ち合わせは、などになりますね。

 

当日までに色々なことを決めていかなければなりません。

しかしここは企画者の腕の見せ所になります。

もちろん経験でどの程度の引き出しがあるかも大事ですし、同じような会を経験した方に聞いたり、主要な参加者と相談しても良いところです。

しかし、そのイベントが活きるか死ぬかは、ここにとことん情熱をかけられたかで、成否が大きく分かれます。

 

 

実はイベントは「生き物」なのです。

どれだけ手間暇を惜しまず、この会に愛情を注いで育ててきたか、イベントを見ればすぐにわかります。

そして、心血注いで出来上がったものは、時間とともにすぐに過ぎ消え去るのですが、情熱をもって作りこんだイベントは必ず誰かの心の中ずっと残るんですね。

「なんかつまんなかった」「もう行きたくないな」より、

「あの会楽しかったよね」「またやってくれないかな」

にしていくのが、企画者の務めであり、大変だけど楽しいところだと思います。


〇最後に「なぜ(Why)」です。

見落とされがちですが、ここにイベントを成功できるかの重要な「カギ」が落ちてます。

何のために、そのイベントをやるのですか?

という大前提の趣旨が欠落していると、背骨のない人間、大黒柱のない家になってしまいます。

逆にそこさえしっかり持っていれば、それに沿っていければあとは何をしようが良いのです。

 

🎼発表会なら「生徒さんに最高のステージで弾いてもらおう」とか「演奏技術の向上を一番に考えよう」とか「横の繋がりを強化したい」とか。

🎸コンサートなら「自分の最高のパフォーマンスを楽しんでもらう」とか「一人でも多くのお客さんにこの演奏者を聴いてもらいたい」とか。

🍻飲み会なら「取引先との大事な接待だから大いに楽しんでもらおう」とか「部下との飲みにケーションをして業務を円滑にしよう」とか「同期会で久々に会った昔の仲間と近況を話そう」とか。

 

なんでも良いので、その会の「目的」を考える、そしてそれが達成されれば、

多少収支が赤字でも、お客さん(参加者)が少なくても、店選びに失敗しても、

実は半分は成功なのです!

もちろん黒字で満員(盛り上がるの)が理想なんですがね(笑)

 

100点を目指すと何もできなくなってしまうので、

次への反省が残る80点を目指し、70点取れたら合格です!

そして、残りの20~30点は次の企画への反省点として必ず活かし、

どんどんクオリティの高いイベントを目指せたら、イベントマスターになれますよ👌


まとめ

イベント企画をするときには5W1Hを相互に考えて、情熱を持って企だてましょう!

そして、その会は「何のために」計画するのか、そこを落とさないようにすれば大丈夫です。

私もこれからイベントを行うときに、自分で書いておきながらこれらを気を付けていきたいと思います。

そして、イベントに関してはまだまだ経験してきたことがたくさんあるので、また書くかもしれません。

好きなんで(笑)

最近思うのは、人が集まると「化学反応」が起きるのがイベントの醍醐味かと思うんです。

今まで生まれなかった何かが、人と人とが接すると、知らないところで、別のものが生まれることがあります。

そして面白いことに

人間の本性も、イベントによって引き出されることがあり、自分も試されます。

ぜひ何かを企画して、それを体感してみてくださいね!

それではまた!

 

イハラ音楽教室 代表 伊原鉄朗

レッスンや演奏、その他のご相談はこちら↓

web:ihara-music.com/

✉:ihara.music.school@gmail.com

 

イベント, インフォメーション, コンサート

2019年春のイベント🌸

こんにちは。

イハラ音楽教室の伊原鉄朗です。

 

すっかりご無沙汰の投稿です。

年末からここ最近は子育てに追われ、なかなか作業できない日が続いておりましたが、節分を機に再開したいと思います👹

 

それでは2月~4月にかけてのイベントと演奏のご案内です。

 

ワイン×しゃべらん会 (ゲスト演奏)

2月9日(土)17:00~

@Cafeハートフルポート

参加費:¥3,000軽食付き(要予約)

市議会議員大岩さん主催によるワイン会にてゲスト演奏します!

私自身ワイン検定(まだブロンズクラス)を取ってしまうくらいのワイン好き、そこでの演奏が実現します!

もうひと方のゲストはワインバイヤー会社を経営されている三浦さん、ワインのこと色々聞きたいと思います🍷

ワインとともにしゃべる(しゃべらん会)で、色々な方と交流しましょう♫

 

第2回サンサンライブ

3月10日(日)13:00~15:00

@ジャズライブハウスCASK

入場料:¥1,000+別途ドリンク代

イハラ音楽教室のポピュラー系コースで学んでいる方を中心に、地域に開かれたライブイベントを行います🎸

下は5歳~上は80代まで、色んな世代の方が演奏します🎤

アフターに下記の「串カツ大臣」さんで打ち上げもあります🍻

演奏したい方は別途参加費必要ですので、ご連絡ください。

 

春の親子でリズム遊び

3月19日(火)10:00~11:00

@cafeハートフルポート

参加費:¥800(要予約)

未就学児とお母さんを対象に昨年毎月行っていたものを、シーズンに1本くらいの不定期ペースでやっていきます。

手遊びや音やリズムへの反応、ママのウクレレ体験など、親子で楽しめる内容です👶

アフターに実費ですがランチ会も行い、ママ同士の交流の場になってます🍴(パパもいると嬉しいのですが(笑))

うちも1歳の子を連れてやります!

 

だれでもかんたんウクレレ講座 inキボゼミ

@串カツ大臣

参加費:無料(要予約)

①3月21日(祝木)10:00~11:00

②3月29日(金)14:00~15:00

③4月2日(火)13:30~14:30

昨年好評だった1回完結型のウクレレ無料講座をキボゼミ(希望が丘商店街主催)にて行います。

だれでも本当にかんたんにウクレレって弾けるんですよ~というのを体験して頂けます。

おうちに古いウクレレが眠っている、実は楽器やってみたかった、などなど

年齢制限(3歳以上にしたいな)なし、経験不問、楽譜読めなくて全くOK!

この機会にぜひ、はじめの一歩を踏み出しましょう!

会場は希望が丘商店街の串カツ大臣さんをお借りします、終了後に飲んじゃいそうですね🍺

 

第4回シトラスコンサート

@横浜イギリス館

チケット:前売り¥3,000(当日¥3,500)

昨年よりギター演奏で参加した、オレンジシンガーズの皆様と、演奏を行います。

ギターコーナーあり、ソプラノ歌手コーナー、ピアノコーナーなど、1回のコンサートで色々な演奏が聴けるのはお得です🎹

フルートともピアソラやフォーレの曲などもコラボ予定です。

素敵な雰囲気のイギリス館でお待ちしております。

 

ひとまずここまで!

今年は新たな元号になったり、オリンピックに向けた活動が盛んになったりと、変革する時期ですね!

私もギターも人間性も生活も、もう一歩レベルアップしていきたいと思います♪

共に、色んな経験をして、楽しんでいきましょう🌸

 

イベント, コンサート

「第2回発表会&遊音祭」終了! (北海道胆振東部地震支援金に関して)

こんにちは、イハラ音楽教室の伊原鉄朗です。

昨日、旭区民センター「サンハート」ホールにて「第2回発表会&遊音祭」無事に終了しました!

全40プログラム、クラシック・ポピュラー・演歌・ロック・フォーク・オリジナル…etc 多彩な曲目と司会やスタッフも出演者で行い

総勢90名の演奏者、最年少4歳〜80代、

初ステージの方から、ベテラン、プロで活躍されている方までバラエティ豊かに🌈

そして250名ものお客様にもお越し頂け、さらに当日会場では「ハートフル・ポート」と「ははのす」の物販もあり、大変賑やかな音楽祭となりました🎼

大人のウクレレ倶楽部

終了後の打ち上げも50名の大宴会で「今回ここがうまくいかなかった〜」の反省から「次何やる?」という前向きな話まで大いに盛り上がりましたよ🍻

ご協力いただいた皆様、本当にありがとうございました<(_ _)>

当日、主催はサポート演奏が数十曲あり、準備~片付けまで時間との戦いでバタバタバタ….もう少し余裕をもって取り組みたいなぁと反省です。

 

そして、今回受付にて「北海道胆振東部地震 災害支援募金」をしまして、この場を借りてご報告いたします。

集金額
当日会場にて ¥7,428-
打ち上げ残金 ¥2,550-
イハラ音楽教室より ¥10,000-
合計 ¥19,978-

寄付額
北海道安平町へ ¥9,989-
北海道厚真町へ ¥9,989-
合計 ¥19,978-

ふるさと納税サイト「さとふる」にて、9/10付けで寄付を致しました。

以下に受領書を添付します。

ご協力ありがとうございました。

イベント, インフォメーション, コンサート

8月~9月のイベント

こんにちは、イハラ音楽教室の伊原鉄朗です。毎日猛暑が続いて、本当に熱中症には気を付けていきましょう!

さて、8月~9月に予定しているイベントや演奏を載せておきますので、ご都合が宜しければお越し頂けましたら大変嬉しく思います。

 

①今宿サマーフェスタ演奏

日時  8月19日(日) 11:30~12:00
会場  今宿ケアプラザ
横浜市旭区今宿町2647-2(今宿地区センターとの複合施設)
TEL  045-392-0309
入場無料
演奏とお話 今宿ギターサークル(仮) 伊原鉄朗 他

今年5月から全6回で行いました今宿ケアプラザでのフォークギター講座が終わり、8月からサークルとして活動することになりました。
今回練習した曲をサマーフェスタにて演奏します。私の演奏も少しやります!

 

②グリーンドリンクスみなまき

日時  8月20日(月) 19:00~21:00(開場18:30)
会場  みなまきラボ
相鉄線南万騎が原駅 徒歩1分 相鉄ライフ南まきが原内
入場料 ¥1,500(ドリンク&軽食付き)
演奏とお話 伊原鉄朗 他
テーマ 音楽の力で地域を元気にする(歓談や地域交流の時間があります)
ご予約 info@minamakilab.yokohama

みなまきラボ主催の地域交流会に私メインの会で企画して頂きました。
演奏あり、トークあり、料理&お酒の懇親会ありで楽しいひと時になりそうです。

 

③ギターコンサート2018

日時  9月2日(日)13:00~(開場12:30)
会場  横浜市鶴見区民文化センターサルビア音楽ホール

横浜市鶴見区鶴見中央1-31-2シークレイン内
TEL   045-511-5711
入場料 ¥3,000(全席自由)

専門学校時代の恩師、哘崎先生&元門下によるコンサートに今年も参加させて頂きます。
ソロ数曲とアンサンブル(何やるかは当日までお楽しみ)を演奏します。

 

④親子でリズム遊び

日時  9月4日(火)10:00~11:00 (8月は猛暑のためお休みになります)
対象  0~3歳ごろ
会場  Cafeハートフル・ポート
横浜市旭区南希望が丘58 (相鉄線希望が丘南口より徒歩10 分)
TEL  045-777-8159
参加費 ¥800(親子1組につき)

乳幼児を対象にしたリズム遊び会を8月はお休みし、9月に開催します。
毎回可愛い赤ちゃんや幼児さんたちとママたちで、ふれあい遊びや、音とリズムを使って動いたり、ママにウクレレ体験をしてもらったりします。
終了後に希望者でランチタイム!ママたちの貴重な交流の場になっています。

 

⑤第2回 遊音祭&発表会

日時  9月9日(日)(開場12:30)
クラシックステージ13:00~ ポピュラーステージ15:00~16:30
会場  横浜市旭区民文化センターサンハートホール
横浜市旭区二俣川1-3二俣川ライフ5F
TEL   045-364-3810
入場料 ¥500(全席自由)

お陰様でイハラ音楽教室は3年目となり、発表会も2回目になりました、また昨年好評だった地域の方に気軽に参加頂ける「遊音祭」も同時開催し、生徒さん+誰でも立てるステージとして、最大規模でアットホームに開催します。

演奏者総勢約80名、年齢幅4歳~81歳、クラシックギター、ピアノ、声楽、バンド、弾き語り、ハーモニカ、ウクレレハワイアン…もう何でもありの音楽祭です。
1コインで見れますので、お気軽にお越しくださいませ。

 

それでは、お盆までもう少し(イハラ音楽教室は10日~16日までお休み頂きます)、夏の暑さに負けず、イベント&演奏を乗り切っていきます!

イベント, インフォメーション, コンサート

最近あったこと

こんにちは。

イハラ音楽教室の伊原鉄朗です。

 

毎日うだるような暑さが続きますね🌞

熱中症に気を付けて、今夏をのりきりましょう!

 

と、更新が久々すぎますね(笑)

下の子が産まれてから、レッスン&子守&演奏&イベント…怒涛のように過ぎていきまして、発信が出来ずにいました。

 

最近あったことのまとめです。

先月から希望が丘のお店のイベントに演奏させて頂くことが多くありました。

 

6月17日「美容室Be-1」澤山夫人還暦パーティ演奏 at Asian Bar Heaven’s Door

奥様の還暦を記念して、ご主人が主催しサプライズだらけの感動パーティでした、美容室スタッフや娘さん総出で計画し、ケーキあり、色紙あり、ビデオレターありで感涙だらけの温かい会に華を添えられてうれしい限りです。(今日もカットしてもらいに行く予定です✂)

 

 

翌6月18日は「Cafeハートフル・ポート」4周年記念にて「この希望の街で」CD発表記念演奏💿

この曲は希望が丘のテーマソングを作ろう!とのことで、昨年からプロジェクトが立ち上がりました。

タウンニュースやYCVでも取り上げられましたよ📺

ぜひ聞いてみて下さいね♪

メイキング映像→YouTube

CDは¥300にて「Cafeハートフル・ポート」「アマンデン」「ミュージックサロンおんぷ」「イハラ音楽教室」等で取扱いしています。

 

7月1日希望が丘のケーキ屋さん「アマンデン」45周年記念パーティにて演奏🍰

老舗のケーキ屋さん、ご主人と奥様の青井さんご夫妻が主催のパーティで、「丘の魚火」貸し切りで大変盛り上がりました!

それにしても45年続けるということは、並大抵ではありません。私もそこまでいけるように継続は力なり、ですね。

 

7月15日イハラ音楽教室サマーパーティ🌊 at Cafeハートフル・ポート

クリスマスに企画したパーティの夏版です!午後に子ども達のアイスクリームパーティを、夜に大人のビアパーティを、2部制で開催!

こどもはアイスクリームサーバーをレンタルし、子どもたちは演奏したあとに自分たちでトッピング🍦たのしいひと時を満喫してました♫

大人はビアサーバーもレンタルし、生ビールで乾杯🍻演奏もお酒も持ち寄り、こちらも大いに盛り上がりましたよ!

 

7月17日「きもの和五十鈴」納涼祭🎐 atライブハウスCASK

希望が丘の着物屋さんのお得意様向け夕涼み会に、ゲスト演奏しました。

ジャズバーを貸し切り、シックな雰囲気の中、華やかな浴衣姿の奥様たちが集い、夏の夜のひと時を楽しまれていました👘

 

 

こんな具合で、夏のイベントが過ぎ去っていきましたので、つらつらまとめてすみません(笑)

今後の予定もアップしていきますね!

またイハラ音楽教室ホームページのスケジュールに今後のイベント予定カレンダーを掲載中ですので、ご確認くださいませ♪