イベント, まじめなこと, 日常

5W1Hでわかるイベントの作り方

こんにちは。イハラ音楽教室の伊原鉄朗です。

今日はざっくりとイベントの作り方を解説します。

 

私は演奏とレッスン以外にも、

・学生の定期演奏会の進行係を経験させてもらったり

・1000人規模の発表会やコンクールの長を10年間務めたり

・食事付きのセルフプロデュースのコンサート

・結婚式の二次会幹事

・生徒さんとのクリスマス会

 

いろんなイベントの企画をしてきました。

なので、

何かをやりたいけど出来ない(´;ω;`)

やり方がわからないヽ(`Д´)ノ!

という方の為に、ひとつ書いてみようと思います。

 

さて、イベントと言っても、コンサート、発表会から、

製品プレゼン会、異業種交流会、旅行の計画、明日の飲み会まで、

「誰かを集めて何かやる」ということですので、とても幅広いですよね。

 

ですが、イベントって、なんでもやり方はほぼ同じで、

大ホールの演奏会から小さな飲み会の企画まで、

同じノウハウがある程度通用します。

ポイントを抑えれば誰でもできますので、

これから何かを企だてたい方は、ぜひご一読してみてください。

 

 

今回、私は音楽教室をやってるので、🎼コンサートや発表会のこと、

 

そして身近な🍻飲み会を例として解説します。

 


一言でポイントを言うと学生のときに習った

「5W1H」の法則です!

(5W1Hがよくわからない方は、こちらで解説を見て下さいね。)

 

1.だれが(Who)

2.なにを(What)

3.いつ(When)

4.どこで(Where)

5.どのように(How)

 

 

やるのか。

そして、

6.なぜ(Why)

それをやるのか。

 

これらがクリアできれば、やれるようになってきます!

では順を追っていきましょう。


〇まず「だれが(Who)」「なにを(What)」やるのか。

これは分かりやすいと思います。

具体的にイベントをやっている姿をイメージできればそれが正解です。

 

🎼発表会であれば、生徒さんが演奏をする。

🎸コンサートであれば、自分が(もしくはゲストや別の演者が)演奏する。

🍻飲み会であれば、取引先と飲むか、同僚と飲むか、学生時代の友達と飲むか、

誰と一緒に食事をしたいのかで、次が決まってきやすいです。

 

この「だれが」「なにを」するかは、メインの参加者のスケジュールを事前に確認する必要がありますね。

そうすると「いつ」「どこで」にも少なからず影響があるからです。

せっかくホールとったのに、大多数の生徒さんが学校のイベントが被ってて出れない。

飲み会も時期が悪ければ、取引先の繁忙期でだれも来れない。

インフルエンザが流行してみんなドタキャン。

なんてこともあり得ます。

事前のリサーチや根回しは大事です。


〇次に「いつ(When)」「どこで(Where)」やるかが重要です。

日時と場所が決まっていないものに、だれも呼べやしません(笑)

イベントを開催する日時、そして会場を決めましょう。

 

🎼発表会なら日曜が圧倒的に参加率が高くなります。その次に土曜、祝日の順です。

🎸コンサートも土日が比較的人気高いですが、来ていただく層によって、平日の方がよかったり、会場が取りやすかったりします。

大抵市や区が持っている大ホールは1年〜1年半前中小ホールは6ヶ月前に抽選が基本です。

もっと小さな会場であれば3ヵ月前くらいでも大丈夫です。

🍻飲み会であっても日取りと場所選びは肝心ですね。

最近は日程調整アプリが、LINEや無料のサイトであったりするので便利ですね。

週末や年末はみんな飲みたいので人気が高く、場所によって早めに埋まってしまいます。

早めに会場の候補を絞り予約をしましょう。

 

呼びたい人数や会の趣旨に応じて、会場のキャパや雰囲気、立地なども検討しましょう。

100人がお客様で来る予定のコンサートに、1000人の会場は閑散としてしまいます。

また逆も然りで、100名予定に、50名の会場も入場できずお客様をお断りしてしまいます。

予定より少し多めのキャパを選ぶと良いですね。

 

雰囲気も会の成否で重要な要素です。

取引先との大事な接待なのに、近所のファミレスでは、招待された側はどう思うかですね。

呼びたい方の会社や自宅、駅からの距離、何が好きなのか、そして話しやすい雰囲気、などを考えると良いと思います。

 

日程が決まれば場所も決まってきます。

また逆にこの場所でやりたい、となれば空いてる日程を探すということも可能です。

「いつ」「どこで」はセットで考え、きちんと予約する。

予約してあるかの確認までする。

もしその日時に会場が取れてなかったら全てリセットの一大事です。

 

そして参加者に間違えずに周知する(ここ大事)ことです。

予約した日時(特に日付と曜日のずれ、午前午後も含め)を間違えて送信したりしないよう確認する。

ミスしてしまったのを気付いたらすぐさま訂正しましょう。

印刷物は刷ってしまったら取り返しがつかないので、厳重に日時、場所はチェックです。

紛らわしい店名やわかりにくい場所は、説明や地図を入れる。

会場の住所や緊急時の連絡先などを入れるひと手間が、さりげない気遣いになります。


「どのように(How)」は収支や宣伝、内容を考えましょう。

ここまで来ればもう一息、ですが実はここが一番時間がかかるのと、検討や連絡事項が多いところです。

 

🎼発表会の場合、参加費をいただいて、お客様を無料にするのか、参加費分をチケット代としてペイできるようにするのか。

ちゃんと終演時刻に間に合うか、進行表を作るのか。

スタッフと打ち合わせがきちんとなされているか。

🎸コンサートであれば、ホール代やチケット、チラシ代にいくらかかって、どれだけ収益を上げたいのか。

またゲストを呼ぶのか、出演料をいくらにするのか、

それを踏まえてチケット代はいくらにするのか、プログラムは作るのか、それに広告を募集するのか、宣伝はチラシなのかネットなのかSNSなのか。

🍻飲み会であれば、会費は、コース付きか、飲み放題か、席のみか。

余興はやるか、かしこまった会は招待状は必要か、店側との打ち合わせは、などになりますね。

 

当日までに色々なことを決めていかなければなりません。

しかしここは企画者の腕の見せ所になります。

もちろん経験でどの程度の引き出しがあるかも大事ですし、同じような会を経験した方に聞いたり、主要な参加者と相談しても良いところです。

しかし、そのイベントが活きるか死ぬかは、ここにとことん情熱をかけられたかで、成否が大きく分かれます。

 

 

実はイベントは「生き物」なのです。

どれだけ手間暇を惜しまず、この会に愛情を注いで育ててきたか、イベントを見ればすぐにわかります。

そして、心血注いで出来上がったものは、時間とともにすぐに過ぎ消え去るのですが、情熱をもって作りこんだイベントは必ず誰かの心の中ずっと残るんですね。

「なんかつまんなかった」「もう行きたくないな」より、

「あの会楽しかったよね」「またやってくれないかな」

にしていくのが、企画者の務めであり、大変だけど楽しいところだと思います。


〇最後に「なぜ(Why)」です。

見落とされがちですが、ここにイベントを成功できるかの重要な「カギ」が落ちてます。

何のために、そのイベントをやるのですか?

という大前提の趣旨が欠落していると、背骨のない人間、大黒柱のない家になってしまいます。

逆にそこさえしっかり持っていれば、それに沿っていければあとは何をしようが良いのです。

 

🎼発表会なら「生徒さんに最高のステージで弾いてもらおう」とか「演奏技術の向上を一番に考えよう」とか「横の繋がりを強化したい」とか。

🎸コンサートなら「自分の最高のパフォーマンスを楽しんでもらう」とか「一人でも多くのお客さんにこの演奏者を聴いてもらいたい」とか。

🍻飲み会なら「取引先との大事な接待だから大いに楽しんでもらおう」とか「部下との飲みにケーションをして業務を円滑にしよう」とか「同期会で久々に会った昔の仲間と近況を話そう」とか。

 

なんでも良いので、その会の「目的」を考える、そしてそれが達成されれば、

多少収支が赤字でも、お客さん(参加者)が少なくても、店選びに失敗しても、

実は半分は成功なのです!

もちろん黒字で満員(盛り上がるの)が理想なんですがね(笑)

 

100点を目指すと何もできなくなってしまうので、

次への反省が残る80点を目指し、70点取れたら合格です!

そして、残りの20~30点は次の企画への反省点として必ず活かし、

どんどんクオリティの高いイベントを目指せたら、イベントマスターになれますよ👌


まとめ

イベント企画をするときには5W1Hを相互に考えて、情熱を持って企だてましょう!

そして、その会は「何のために」計画するのか、そこを落とさないようにすれば大丈夫です。

私もこれからイベントを行うときに、自分で書いておきながらこれらを気を付けていきたいと思います。

そして、イベントに関してはまだまだ経験してきたことがたくさんあるので、また書くかもしれません。

好きなんで(笑)

最近思うのは、人が集まると「化学反応」が起きるのがイベントの醍醐味かと思うんです。

今まで生まれなかった何かが、人と人とが接すると、知らないところで、別のものが生まれることがあります。

そして面白いことに

人間の本性も、イベントによって引き出されることがあり、自分も試されます。

ぜひ何かを企画して、それを体感してみてくださいね!

それではまた!

 

イハラ音楽教室 代表 伊原鉄朗

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